Faktura elektroniczna – co warto wiedzieć?

Faktura elektroniczna jest coraz częściej stosowanym dokumentem, potwierdzającym dokonanie transakcji kupna – sprzedaży.  Art.  2 pkt 31 ustawy o VAT definiuje fakturę jako dokument w formie papierowej lub elektronicznej, zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Zgodnie z ustawą o VAT,  przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formacie elektronicznym, wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Dokument ten, pod względem formalnym, w zasadzie nie różni się od jego „tradycyjnego” odpowiednika, powinien zatem zawierać elementy określone ustawą – te same, które zawiera papierowy dokument.

Jakie informacje powinna zawierać faktura elektroniczna?
– datę wystawienia,

-kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,

– imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

– numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 11 lit. a,

– numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 11 lit. b,

– datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży,

– nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

– miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

– cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),

– kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,

– wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),

– stawkę podatku,

– sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,

– kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

– kwotę należności ogółem.

W zmienionej ustawie o podatku od towarów i usług, ustawodawca nie narzuca  formatu, w jakim faktura ma zostać przekazana podatnikowi. Oznacza to, że dokument może zostać wysłany w formie dokumentu pdf., jak również doc. lub xml. czy csv. Warto również podkreślić, że dla ważności faktury nie jest konieczne składanie podpisu elektronicznego.

Kiedy faktura elektroniczna jest wystawiona? Za moment wystawienia faktury uznaje się chwilę, kiedy sprzedawca udostępni dokument odbiorcy w taki sposób by mógł go otrzymać. Za moment otrzymania, uznaje się natomiast chwilę kiedy faktura dociera do odbiorcy, np. pobranie z portalu internetowego.

Podstawa prawna:
Ustawa o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 Nr 54 poz. 535  z późn. Zm.)