Kasy fiskalne – niezbędnik przedsiębiorcy

Coraz większa grupa przedsiębiorców staje przed koniecznością ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kas fiskalnych (pisaliśmy o tym tutaj: Kasy fiskalne w 2015 roku). Pozornie oczywista kwestia komplikuje się jednak z uwagi na wymagania określone przez ustawodawcę.

Głównym celem używania kas rejestrujących jest sporządzanie ewidencji transakcji zawieranych przez podatnika. Wymaga się, aby ewidencje te były przez niego bezpiecznie przechowywane lub przekazane na zewnętrzne nośniki danych.

Do obowiązków podatników, należy ponadto:

  • dokonywanie sprzedaży wyłącznie w trybie fiskalnym (już po fiskalizacji kasy),
  • sporządzanie raportu fiskalnego dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, (nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w kolejnym dniu),
  • sporządzanie raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego) za dany miesiąc (do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu ewidencjonowanym),
  • stosowanie oznaczeń literowych od „A” do „G” do przyporządkowania stawki podatku do nazw towarów i usług (literze „A” przyporządkowana jest podstawowa stawka podatku – 23%),
  • dokonanie wydruku wszystkich dokumentów z kasy na taśmie papierowej,
  • wydawanie nabywcy paragonu fiskalnego (nawet bez żądania z jego strony).

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących, paragon fiskalny musi być czytelny aby umożliwić nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej transakcji. Paragon fiskalny może zawierać w miejscu określonym dla nazwy, również opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy.

Rozpoczęcie ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas fiskalnych, wiąże się dla podatnika również z dodatkowymi obowiązkami formalnymi, obejmującymi:

  • zawiadomienie o takim zamiarze właściwego naczelnika urzędu skarbowego (trzeba uwzględnić liczbę kas i miejsce ich wykorzystywania),
  • fiskalizację kasy w obecności serwisanta kasy (synchronizacja modułu fiskalnego z pamięcią fiskalną kasy), czego potwierdzeniem jest wykonanie raportu fiskalnego dobowego, dołączanego do książki kasy,
  • zgłoszenie danych kasy do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego (obowiązuje termin 7 dni od dnia fiskalizacji kasy).
Uwaga! Należy pamiętać o zweryfikowaniu poprawności pracy  kasy (w szczególności wartości stawek podatkowych, waluty,  daty i czasu).

Co istotne,  w przypadku zaprzestania używania danej kasy fiskalnej, należy:

  • wykonać raport fiskalny dobowy i raport fiskalny miesięczny,
  • złożyć wniosek do naczelnika urzędu skarbowego o dokonanie odczytu pamięci fiskalnej kasy (obowiązuje termin 7 dni od dnia zakończenia pracy kasy),
  • złożyć wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego,
  • dokonać przy pomocy serwisanta kasy odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy przez wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy kasy w obecności pracownika urzędu skarbowego (odczyt musi zostać zakończony sporządzeniem przez pracownika urzędu skarbowego protokołu z czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy).

W przypadku zapełnienia pamięci fiskalnej, postępowanie podatnika powinno przebiegać analogicznie (oczywiście oprócz punktu 3) z dodatkową aktualizacją danych kasy uwzględniającą nowy numer unikatowy (obowiązuje termin 7 dni od dnia otrzymania kasy).

Podstawa prawna:

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących.