Oddelegowanie pracownika – oskładkowanie i opodatkowanie przychodów

Obecnie, kiedy granice zostały otwarte, a prowadzenie kontaktów biznesowych jest możliwe właściwie wszędzie, coraz więcej słyszy się o delegowaniu pracowników. Co należy wiedzieć zanim zdecydujemy się na taki sposób  zatrudniania? Gdzie należy opodatkować i oskładkować przychód pracownika?

Oddelegowania pracownika do pracy za granicą nie należy utożsamiać z podróżą służbową. Podróż służbowa to wykonywanie pracy, na polecenie pracodawcy, poza siedzibą lub miejscem jej świadczenia, podczas gdy w okresie delegowania dochodzi do czasowego przeniesienia pracownika. W przypadku delegowania pracownika do pracy poza granicami kraju, nie przysługują mu świadczenia w postaci diet, zwrotów kosztów podróży czy noclegów. O tego typu świadczeniach można mówić jedynie w przypadku podróży służbowej.

Z oddelegowaniem mamy do czynienia w dwóch przypadkach:

  • pracownik ma podpisaną umowę z polskim pracodawcą, ale tymczasowo zostaje wysłany do innego kraju i tam ma świadczyć pracę,
  • pracownik zostaje zatrudniony w celu tymczasowego zatrudnienia poza granicami kraju.

Co do zasady pracownik świadczący pracę w jednym z krajów UE podlega ustawodawstwu tego Państwa Członkowskiego. W niektórych przypadkach zasada ta może być jednak niemiarodajna, stąd rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, które wprowadza przepisy, pozwalające uniknąć sytuacji kiedy to pracownik podlegałby przepisom więcej niż jednego Państwa UE.

Oddelegowanie pracownika jest możliwe, kiedy znaczna część działalności pracodawcy odbywała się w państwie, w którym ma on swoją siedzibę.  Zgodnie z przepisami unijnymi czynnikami najbardziej istotnymi są:

  • miejsce, w którym delegujące przedsiębiorstwo ma swą zarejestrowaną siedzibę i administrację;
  • liczebność personelu administracyjnego delegującego przedsiębiorstwa, pracującego w państwie delegującym i w państwie zatrudnienia – obecność wyłącznie personelu administracyjnego w państwie delegującym wyklucza możliwość zastosowania do tego przedsiębiorstwa przepisów dotyczących delegowania;
  • miejsce, w którym rekrutowani są pracownicy delegowani;
  • miejsce, w którym zawierana jest większość umów z klientami;
  • prawo mające zastosowanie do umów zawartych przez delegujące przedsiębiorstwo z pracownikami i z klientami;
  • liczba umów wykonanych w państwie delegującym i w państwie zatrudnienia;
  • obroty osiągane przez delegujące przedsiębiorstwo w państwie delegującym i w państwie zatrudnienia w odpowiednio typowym okresie (np. obrót wynoszący około 25% całkowitego obrotu w państwie delegującym może być wystarczającym wskaźnikiem, ale przypadki, w których obrót jest niższy niż 25% wymagają pogłębionej analizy);
  • okres, przez jaki przedsiębiorstwo posiada siedzibę w delegującym państwie członkowskim.

Unijne unormowania, wprowadzają też zasadę bezpośredniego związku pracodawcy z pracownikiem. Oznacza to, że pracownika, mimo delegowania, łączy z pracodawcą umowa, to jemu bezpośrednio podlega i to na pracodawcy spoczywają obowiązki formalno-prawne związany ze stosunkiem pracy.

Jeżeli oddelegowanie pracownika trwa krócej niż przez okres 2 lat oraz nie dotyczy zastąpienia innego delegowanego pracownika, może on zostać objęty systemem zabezpieczenia kraju swojego pracodawcy. W sytuacji gdyby ten sam pracownik, w ramach pracy świadczonej dla tego samego pracodawcy miał zostać delegowany do pracy za granicą po przekroczeniu graniczy 24 miesięcy, przerwa między tymi dwoma okresami delegowania musi wynosić co najmniej 2 miesiące.

Zasady dotyczące oddelegowania mogą również dotyczyć pracowników, którzy zostają zatrudnieni w celu delegowania do pracy za granicą.  Co najmniej na 1 miesiąc przed zatrudnieniem, taka osoba musi podlegać ustawodawstwu państwa członkowskiego, z którego będzie delegowana do pracy. Oznacza to, że musi podlegać ubezpieczeniu społecznemu lub zdrowotnemu, w państwie w którym siedzibę ma jego pracodawca.

W ramach procedury delegowania, pracownik lub pracodawca, powinni wystąpić do ZUS-u z wnioskiem o wydanie dokumentu A1, który poświadcza fakt podlegania ustawodawstwu państwa, z którego pracownik jest delegowany. Podczas pobytu za granicą pracownik oddelegowany, musi posiadać druk A1, tak by w razie potrzeby przedstawić dokument odpowiednim władzom.

Opodatkowanie przychodu ze stosunku pracy pracownika delegowanego

Obywatel Polski co do zasady objęty jest nieograniczonym obowiązkiem podatkowym (wynika to z art..3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Oznacza to, że wszelkie przychody uzyskiwane przez obywatela Rzeczpospolitej Polskiej podlegają opodatkowaniu w kraju. Jednocześnie Polska podpisała szereg umów międzynarodowych pozwalających uniknąć podwójnego opodatkowania uzyskanych przychodów. Generalnie przyjmuje się, że wynagrodzenie obywatela państwa A, otrzymywane za pracę wykonywaną w państwie B, opodatkowane zostaje w kraju pochodzenia pracownika, tj. w kraju A. Żeby stało się inaczej, muszą zostać spełnione łącznie 3 przesłanki:

  • pracownik kraju A przebywa w kraju B przez okres dłuższy niż 183 dni;
  • wynagrodzenie wypłacane jest przez pracodawcę lub przedstawiciela pracodawcy niemającego siedziby lub miejsca zamieszkania w państwie B;
  • wynagrodzenie nie jest wypłacane przez zakład lub stałą placówkę pracodawcy w państwie B.

Warto w tym miejscu jeszcze zwrócić uwagę na fakt, iż zgodnie z art. 3 Dyrektywy 96/71 warunki pracy pracowników delegowanych nie mogą być gorsze od tych, które są zagwarantowane pracownikom rodzimym, w zakresie:

  • płacy minimalnej,
  • normy czasu pracy, wypoczynku dobowego i tygodniowego,
  • minimalnego wymiaru urlopu,
  • BHP oraz warunków zatrudniania pracowników objętych ochroną, np. niepełnosprawnych,
  • przepisów dot. pracowników młodocianych.